Doküman yönetim ve iş akışı yönetim sistemlerini iki daire başkanlığında uygulamaya geçiren DPT, uygulamayı bütün teşkilat geneline yayarak tamamen elektronik ortamda işlem yapan bir kurum olmayı hedefliyor.

lmageware Türkiye Koordinatörü Alper Erdoğan ve lmageware Teknik Grup Sorumlusu Hanifi Ayvacı, DPT'ye kurdukları sistemlerin İsviçre Ekonomi Bakanlığı'nda da kullanıldığını, oradaki deneyimi Devlet Planlama Teşkilatı'na aktardıklarını belirtti.

E-TÜRKİYE çalışmalarım koordine edecek kurum olması beklenen DPT, elektronik ortamı kendi içinde de maksimum kullanma çalışmalarını sürdürüyor. Kurum, İktisadi Sektörler ve Sosyal Sektörler Daire Başkanlıklarında pilot olarak başlattığı Doküman Yönelim ve İş Akışı Yönetim Sistemleriyle kurum içindeki bütün yazışmaları elektronik ortamda yapmayı hedefliyor.

DPT'ye sistemleri Imageware şirketi kuruyor. Projede Doküman Yönetim Sistemi tarafında Hummingbird şirketinin DocsFusion ürünü, İş Akışı Tarafında Ultimus şirketinin Ultimus Workflow Suite paketi kullanılıyor. Imageware Türkiye Koordinatörü Alper Erdoğan, ürünlerin İsviçre Ekonomi Bakanlığında da kullanıldığını, oradaki tecrübeyi Devlet Planlama Teşkilatı'na aktardıklarını belirtti.

Doküman yönetim sisteminin kullanılır durumda olduğunu, iş akışı yönetim sisteminin de testlerinin tamamlandığını ve birkaç gün içinde kullanılmaya başlanacağını kaydeden Erdoğan, sözlerine şöyle devam etti:

"Doküman Yönetim Sisteminde yüz, iş akışında ise 125 lisans verildi. DPT elemanları bunu proje haline getirdiler, gelen evrak, giden evrak, iç ve dış yazışmalar, ödenek aktarma, sari ihale, DPT-YPK işlemleri gibi 20 iş sürecini modelledik. Bu proje pilot olarak düşünüldü ve DPT içinde bu sisteme en çok ihtiyacı olan iki başkanlıkla işe başladık. Projenin sonraki aşamalarında DPT'nin tamamına yaygınlaştırılması da planlanıyor."

Erdoğan, Şubat 2002'de ihalesi sonuçlanan projede yazılımların hazırlanıp teslim edilmesinin 8 ay sürdüğünü ve yazılımların Eylül 2002'de teslim edildiğini kaydetti. Sistemde, kuruma dışarıdan gelen evrak anında taranarak sisteme aktarılıyor ve ilgili bölüme elektronik olarak havale ediliyor. Bu işlemden sonra yetkililer yetkilendirme derecelerine göre belgenin işlem durumunu, kimde olduğunu, kim tarafından ne kadar sürede işleme alındığını gözlemleyebiliyorlar. Sistem içinde ayrıca kullanıcıların elektronik imzalarını belgelere aktarabilecekleri bir yapı da bulunuyor. Erdoğan, projenin bu kısmının sadece DPT içinde kullanıldığını, e-imza yasasının yürürlüğe girmesi halinde sistemin elektronik imzaya da en kısa sürede adapte edileceğini söyledi ve şöyle devam etti:

"Kullanılan bütün formlar elektronik ortama geçirildi. Bu sistemle büyük zaman tasarrufu sağlandı, ayrıca yapılan işin görüntülenebilmesi sağlandı. Tüm yazışmalar elektronik ortamda yapılıyor ve sisteme kaydediliyor. Kullanıcı oluşturduğu belgeyi anında iş akışına sokabiliyor.''

Devlete hazır e-devlet paketi

Alper Erdoğan, yapılan bu işle ellerinde e-devlete yönelik hazır bir paket oluştuğunu ve bu paketin diğer kurumların ihtiyaçlarına göre de çok kısa sürede modellenebileceğini söyledi. Erdoğan, "DPT için sekiz ay çalıştık, ancak diğer kurumlar aynı ihtiyaçlarla bize geldiklerinde ellerimizdeki hazır paketlerde yapacağımız uyarlamalarla aynı sistemi üç-dört ay kadar kısa sürede teslim edebileceğiz"dedi.